Conditions générales

Article 1 — Objet

Les présentes conditions générales définissent les modalités de candidature et de participation au Salon Zenéa, organisé les 16 et 17 janvier 2027 au Palais des Congrès de Mons.

Elles s’appliquent aux exposants, praticiens, animateurs, conférenciers et, plus généralement, à toute personne ou structure participant au Salon Zenéa.

Le Salon Zenéa est organisé par l’ASBL Artiststeam, ci-après dénommée « l’Organisateur ».

Siège social : 32, rue des Déportés — 7971 Basècles.

N° d’entreprise : 0565.972.818.

E-mail : artiststeam5@gmail.com.

Article 2 — Valeurs et philosophie de Zenéa

Zenéa est un salon consacré au bien-être, à la découverte, à la créativité et au partage.

L’Organisateur souhaite proposer au public un événement sérieux, accessible et bienveillant, tout en soutenant une cause solidaire. Les participants s’engagent à respecter l’esprit, les valeurs et le positionnement du salon.

Les activités liées notamment à la voyance, la médiumnité, la divination ou toute pratique assimilée ne sont pas acceptées au sein du Salon Zenéa.

L’Organisateur se réserve également le droit de refuser toute activité, produit, service ou communication qu’il estime incompatible avec l’identité, les valeurs ou le public du salon.

Article 3 — Candidature et sélection

L’envoi d’un formulaire d’inscription constitue une demande de participation et ne vaut pas acceptation définitive de la candidature.

Chaque candidature est examinée par l’Organisateur.

La participation devient définitive uniquement après confirmation écrite de l’Organisateur et, lorsque la participation est payante, après respect des modalités de paiement communiquées au participant.

Afin de préserver la diversité et la qualité du salon, l’Organisateur peut notamment limiter le nombre de participants exerçant une activité similaire ou appartenant à un même secteur.

Une candidature peut notamment être refusée en raison d’un nombre trop important de candidatures dans un même domaine, d’une activité ne correspondant pas au positionnement de Zenéa, d’une offre déjà suffisamment représentée, d’un manque de place, d’informations insuffisantes ou incorrectes, du non-respect des présentes conditions, ou de toute incompatibilité raisonnablement constatée avec l’organisation ou la philosophie du salon.

Un refus de candidature n’emporte aucun droit à indemnisation.

Lorsqu’un paiement a déjà été effectué alors que la candidature est finalement refusée par l’Organisateur, les sommes concernées sont intégralement remboursées.

Article 4 — Informations communiquées par le participant

Le participant garantit l’exactitude des informations transmises dans son formulaire d’inscription.

Il s’engage à informer l’Organisateur de toute modification significative concernant notamment son identité ou celle de son activité, ses coordonnées, les produits ou services proposés, son activité professionnelle ou les prestations qu’il souhaite réaliser pendant le salon.

Le participant ne peut proposer lors du salon des activités substantiellement différentes de celles présentées et acceptées lors de son inscription sans accord préalable de l’Organisateur.

Article 5 — Obligations professionnelles

Chaque participant reste responsable du respect des obligations légales, administratives, fiscales, sanitaires et professionnelles applicables à son activité.

Lorsque cela est requis pour son activité, il doit disposer des autorisations, qualifications, assurances et agréments nécessaires.

Les praticiens restent pleinement responsables des prestations qu’ils réalisent auprès des visiteurs.

Les pratiques proposées ne peuvent comporter de promesses trompeuses, de garanties de guérison ou se présenter comme se substituant à un diagnostic, un traitement ou un suivi médical lorsque le participant n’est pas légalement habilité à les réaliser.

L’Organisateur peut demander à tout moment un justificatif relatif à une qualification, une autorisation ou une assurance lorsque celui-ci est nécessaire à l’activité proposée.

Article 6 — Règles propres aux différents espaces

6.1. Espace Découverte : l’Espace Découverte est principalement destiné à la présentation et à la vente de produits, services, créations ou concepts en lien avec l’univers de Zenéa.

Les exposants de cet espace ne peuvent pas y organiser de soins individuels, massages, séances thérapeutiques ou prestations de bien-être destinées à remplacer les prestations proposées dans l’Espace Bien-être.

Cette interdiction s’applique également lorsqu’une prestation serait proposée gratuitement.

Une démonstration ponctuelle liée à un produit peut être admise lorsqu’elle ne constitue pas, dans les faits, une séance individuelle de soin.

Un exposant souhaitant proposer des massages, soins ou autres prestations individuelles doit introduire une candidature dans l’Espace Bien-être et suivre la procédure prévue pour les praticiens, notamment la séance d’information lorsqu’elle est requise.

6.2. Espace Bien-être : l’Espace Bien-être est réservé aux praticiens préalablement acceptés par l’Organisateur.

La participation peut être conditionnée à la présence à une séance d’information Zenéa et à la validation définitive de la candidature par l’Organisateur.

Le praticien s’engage à proposer uniquement les prestations validées lors de son inscription.

Dans le cadre du projet solidaire Zenéa, les prestations sont proposées au public selon les tarifs et modalités définis pour le salon afin de les rendre accessibles au plus grand nombre.

Les sommes versées par les visiteurs dans le cadre des prestations organisées par Zenéa sont affectées selon les modalités du projet solidaire présenté par l’Organisateur.

Le praticien intervient sans percevoir de rémunération personnelle sur ces prestations, sauf disposition particulière expressément convenue par écrit avec l’Organisateur.

6.3. Espaces Harmonie et Créatif : les animateurs des cours et ateliers participent au projet dans un esprit solidaire.

Sauf convention particulière conclue préalablement avec l’Organisateur, aucune rémunération n’est versée à l’animateur pour son intervention.

Les recettes générées par les cours ou ateliers organisés dans le cadre du salon sont affectées au projet solidaire soutenu par Zenéa.

Lorsque du matériel spécifique est nécessaire à l’organisation d’un atelier, un remboursement de certains frais peut être envisagé uniquement s’il a été préalablement accepté par l’Organisateur.

6.4. Conférences : sauf indication contraire, les conférences proposées dans le cadre du Salon Zenéa sont accessibles gratuitement aux visiteurs.

Le conférencier s’engage à respecter le sujet présenté et accepté lors de son inscription et à ne pas transformer sa conférence en démarche commerciale excessive.

Article 7 — Emplacements et organisation du salon

L’attribution des stands, espaces de soins, salles, tables ou emplacements est effectuée par l’Organisateur en fonction des contraintes techniques et organisationnelles du salon.

Le participant ne peut exiger un emplacement déterminé sauf engagement écrit préalable de l’Organisateur.

Pour des raisons de sécurité, de circulation, d’organisation ou de configuration des lieux, l’Organisateur peut modifier l’emplacement initialement prévu.

Dans la mesure du possible, un emplacement présentant des caractéristiques équivalentes sera proposé.

Les emplacements ne peuvent être cédés, partagés ou sous-loués à un tiers sans autorisation préalable de l’Organisateur.

Article 8 — Installation et matériel

Le participant s’engage à respecter les heures d’installation et de démontage communiquées par l’Organisateur, les consignes du Palais des Congrès, les normes de sécurité et d’incendie, les voies de circulation et sorties de secours, ainsi que les limites de l’emplacement qui lui est attribué.

Aucune modification susceptible d’endommager les sols, murs, cloisons ou équipements ne peut être réalisée. Le participant est responsable du matériel et des biens qu’il apporte sur le salon.

Le participant s’engage à aménager son stand de manière soignée, accueillante et cohérente avec l’univers et les valeurs de Zenéa. Une attention particulière doit être portée à la présentation générale, à la décoration et à l’harmonie visuelle de l’espace.

À la fin de la journée, le participant est responsable du rangement de son espace. Lors du démontage définitif, l’emplacement doit être entièrement débarrassé et restitué dans l’état dans lequel il a été mis à disposition. Le participant est responsable de l’élimination des déchets.

Tout dommage causé par le participant, son personnel, ses accompagnants ou son matériel pourra lui être imputé dans les limites prévues par la loi.

Article 9 — Tarifs et paiement

Les tarifs applicables sont ceux indiqués dans le formulaire d’inscription ou dans la confirmation transmise au participant.

Les éventuelles options choisies par le participant sont facturées en supplément selon les tarifs annoncés.

Le paiement est effectué selon les modalités et délais indiqués lors de la confirmation de la candidature.

Une candidature nécessitant un paiement peut être considérée comme non finalisée lorsque celui-ci n’est pas effectué dans le délai communiqué.

L’Organisateur peut alors proposer la place à un autre candidat après en avoir informé le participant concerné.

Article 10 — Annulation par le participant

Toute annulation doit être communiquée par écrit à l’Organisateur dans les meilleurs délais.

Pour les participations payantes, sauf disposition particulière indiquée lors de l’inscription, en cas d’annulation communiquée avant le 1er décembre 2026, 75 % du montant payé est remboursé.

En cas d’annulation entre le 1er et le 31 décembre 2026, 50 % du montant payé est remboursé.

À partir du 1er janvier 2027, aucun remboursement n’est normalement prévu.

Une situation exceptionnelle ou un cas de force majeure dûment justifié peut néanmoins être examiné individuellement par l’Organisateur.

L’absence du participant le jour du salon, sans annulation préalable, ne donne droit à aucun remboursement.

Pour les participants ne payant pas de droit de participation, toute indisponibilité doit être communiquée à l’Organisateur le plus rapidement possible afin de permettre la réorganisation du programme.

Article 11 — Modification, report ou annulation du salon

L’Organisateur peut être amené à modifier certains éléments de l’événement lorsque des circonstances techniques, organisationnelles, réglementaires ou de sécurité le nécessitent.

En cas de report du salon, l’inscription est en principe transférée vers les nouvelles dates proposées.

Lorsqu’un participant ne peut raisonnablement participer aux nouvelles dates, sa situation est examinée afin de déterminer les modalités de remboursement applicables.

En cas d’annulation définitive du salon par l’Organisateur, les droits de participation versés pour le salon sont remboursés.

Sauf disposition légale contraire ou faute imputable à l’Organisateur, ce remboursement n’inclut pas les frais personnels engagés par le participant, tels que les frais de déplacement, d’hébergement, de production ou de transport de marchandises.

Article 12 — Sécurité et comportement

Chaque participant doit adopter un comportement respectueux envers les visiteurs, les autres participants, les bénévoles, le personnel du Palais des Congrès et l’équipe Zenéa.

Tout comportement violent, menaçant, discriminatoire, harcelant, dangereux ou manifestement incompatible avec les valeurs du salon peut entraîner l’exclusion du participant.

Il en va de même en cas de non-respect grave des règles de sécurité ou des présentes conditions générales.

Lorsque les circonstances le permettent, l’Organisateur privilégiera préalablement un échange avec le participant afin de lui permettre de remédier au problème constaté.

En cas de faute grave ou de danger nécessitant une intervention immédiate, l’exclusion peut être prononcée sans avertissement préalable.

Article 13 — Responsabilité et assurances

Chaque participant est responsable de son activité, de ses prestations, de ses produits et de son matériel.

Il lui appartient de disposer d’une couverture d’assurance adaptée lorsque celle-ci est légalement requise ou rendue nécessaire par la nature de son activité.

L’Organisateur ne peut être tenu responsable du vol, de la perte ou de la détérioration des biens appartenant au participant, sauf lorsque sa responsabilité résulte d’une faute qui lui est imputable.

Aucune disposition des présentes conditions ne peut avoir pour effet d’exclure une responsabilité qui ne pourrait légalement être exclue.

Article 14 — Communication et propriété intellectuelle

Le participant autorise l’Organisateur à utiliser, sans exclusivité et pour les besoins de la promotion du Salon Zenéa, le nom de son activité, son nom professionnel, son logo, les photographies de produits ou d’activités qu’il transmet volontairement, la description de son activité, ainsi que les liens vers son site internet ou ses réseaux sociaux.

Cette autorisation est limitée aux communications relatives au Salon Zenéa et à ses éditions, notamment sur le site internet, les réseaux sociaux, les programmes, supports imprimés et communications promotionnelles du salon.

Le participant garantit qu’il dispose des droits nécessaires sur les contenus qu’il fournit à l’Organisateur.

Article 15 — Photographies et vidéos pendant le salon

Des photographies et vidéos d’ambiance pourront être réalisées pendant le Salon Zenéa afin d’illustrer et de promouvoir l’événement.

Les participants en seront informés.

Lorsqu’une personne est spécifiquement mise en avant, par exemple dans le cadre d’un portrait, d’une interview, d’un témoignage ou d’une vidéo promotionnelle centrée sur elle, une autorisation distincte pourra être demandée lorsque cela est nécessaire.

L’acceptation des présentes conditions générales ne constitue donc pas, à elle seule, une autorisation générale et illimitée d’utilisation de l’image d’un participant.

Article 16 — Données personnelles

Les données personnelles recueillies lors de l’inscription sont utilisées notamment afin de traiter la candidature, organiser la participation au salon, communiquer avec le participant, gérer les aspects administratifs et financiers, établir le programme et les supports de communication lorsqu’ils concernent le participant.

Les modalités détaillées relatives au traitement des données personnelles, à leur conservation et aux droits des personnes concernées sont précisées dans la Politique de confidentialité de Zenéa, accessible sur le site internet.

L’inscription au salon n’implique pas automatiquement l’acceptation de recevoir des communications publicitaires ou newsletters sans rapport avec la gestion de la participation.

Lorsqu’un consentement spécifique est nécessaire, celui-ci est demandé séparément.

Article 20 — Acceptation

Avant l’envoi définitif de son inscription, le participant doit pouvoir prendre connaissance des présentes conditions générales.

En validant la case prévue à cet effet et en envoyant son inscription, le participant reconnaît avoir pris connaissance des présentes conditions générales et les accepter.

La version applicable est celle mise à disposition du participant au moment de son inscription.